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    UN(E) ASSISANT(E) DE DIRECTION AUPRÈS DU PRÉSIDENT

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    LA BAD recrute UN(E) ASSISTANT(E) DE DIRECTION AUPRÈS DU PRÉSIDENT

    LE POSTE :

    La fonction d’Assistant(e) de direction auprès du Président relève des Services généraux d’appui. Le titulaire de ce poste est appelé à fournir un appui administratif pour le bon fonctionnement du Cabinet du Président. Il doit veiller à ce que le Président soit libéré de toutes les tâches et formalités administratives qui pourraient autrement entraver l’exécution efficace des fonctions et responsabilités de niveau supérieur.

    L’Assistant(e) de direction auprès du Président facilite et contribue à la réussite de la mission du Président en sa qualité de fonctionnaire principal de la Banque dans le cadre de la stratégie pour la réalisation de ses cinq grandes priorités (High 5).

    PRINCIPALES FONCTIONS :

    Sous la direction et la supervision générale du Directeur du Cabinet, l’Assistant(e) de direction auprès du Président exécute les tâches suivantes :

    a.      Gestion du flux de travail

    1. Concevoir des systèmes et méthodes de travail de bureau et en assurer le fonctionnement pour gérer efficacement le flux de documents papier ; organiser et stocker les documents et informations sur différents supports (papier et électronique).
    2. Assurer le suivi des documents : traiter les courriels entrants, les télécopies, les publications et la correspondance.
    3. Distribuer les documents émis par le bureau du Vice-président principal, des Vice-présidents et du Conseil et assurer le fonctionnement d’un système de suivi.

    b.     Administration du bureau

    1. Organiser les multiples engagements du Président et y assister le cas échéant, notamment les ponts de conférence, les rendez-vous, les déjeuners et autres événements officiels.
    2. Veiller à ce que le Président soit bien préparé pour ces réunions et engagements en mettant à sa disposition l’ordre du jour, les procès-verbaux et les pièces justificatives appropriés.
    3. Organiser les voyages, les visas et l’hébergement du Président en collaboration avec l’assistant de voyage et l’assistant spécial et veiller à ce que les demandes de remboursement soient effectuées après les voyages et, de temps en temps, voyager avec le Président pour fournir une assistance générale.
    4. Coordonner, le cas échéant, les visites des membres de la haute direction, notamment la mise en place de rendez-vous, l’organisation de la logistique et le transport.
    5. Traiter les demandes d’information internes et générales : filtrer les appels téléphoniques et les demandes, le cas échéant ; accueillir et s’occuper des visiteurs.
    6. Organiser et tenir l’agenda du Président en collaboration avec le Directeur du cabinet.
    7. Fournir un appui administratif au Cabinet du Président le cas échéant, à travers notamment la gestion du système de classement et de recherche de documents et des correspondances adressées au Président.
    8. Filtrer les appels entrants pour garantir une utilisation efficace du temps du Président.

    c.      Appui au travail analytique

    1. Sur demande, prendre des notes lors des réunions, rédiger des lettres et préparer des procès-verbaux.
    2. Assurer le respect des directives et des politiques du Groupe de la Banque africaine de développement et des protocoles pertinents pour toutes les activités administratives.
    3. Répondre aux demandes des cadres supérieurs de la Banque, assurer la liaison avec les clients et les autres membres du personnel, faciliter la coordination avec les Vice-présidences ; travailler en partenariat avec d’autres assistants et groupes de différentes unités organisationnelles.

    COMPÉTENCES : (qualifications, expérience et connaissances)

    1. Être titulaire au moins d’une Licence en gestion des affaires, commerce, administration ou dans une discipline connexe.
    2. Une formation en rédaction de rapports / administration / gestion de bureau constituerait un atout.
    3. Avoir un minimum de cinq (5) années d’expérience pertinente et pratique, dans les fonctions d’appui au sein d’un bureau exécutif.
    4. L’expérience dans l’appui aux opérations au sein des organisations internationales est souhaitable.
    5. L’expérience du secteur privé constituerait un atout supplémentaire.
    6. Faire preuve d’innovation et de créativité.
    7. Avoir de bonnes aptitudes en matière de communication.
    8. Posséder des aptitudes en matière de résolution de problèmes.
    9. Avoir une bonne approche-client.
    10. Être apte à travailler en équipe et à nouer des relations.
    11. Avoir des solides compétences en matière d’efficacité opérationnelle et de planification.
    12. Avoir d’excellents antécédents en matière de planification et de gestion de programme au niveau de la haute direction (agenda et calendrier à long terme).
    13. Faire preuve d’une sensibilité interculturelle.
    14. Être capable de travailler sous pression et d’établir des priorités dans le cadre dynamique d’une organisation internationale et multiculturelle.
    15. Posséder des compétences dans le traitement efficace des demandes internes et externes.
    16. Avoir un sens élevé d’initiative, de confidentialité, d’enthousiasme et d’esprit d’équipe.
    17. Posséder un niveau élevé de professionnalisme, d’éthique du travail, de discrétion et de tact.
    18. Avoir solides compétences en matière d’organisation- respect des délais, gestion de l’espace et des tâches.
    19. Avoir une connaissance approfondie des concepts opérationnels.
    20. Avoir une bonne connaissance de l’administration et des services d’appui administratif, notamment des systèmes et des procédures.
    21. Maîtriser l’utilisation du matériel de bureau courant, notamment l’ordinateur, le télécopieur, le photocopieur, le scanner, etc.
    22. Démontrer des aptitudes poussées à s’adapter rapidement aux nouvelles technologies par l’acquisition des compétences requises.
    23. Être capable de manifester le discernement et de prendre des décisions raisonnables en l’absence d’orientations.
    24. Être capable de faire usage des connaissances, des aptitudes et des compétences de manière à travailler efficacement sans supervision ni orientations directes et constantes.
    25. Être capable de s’adapter à de multiples échéances et de rester attentif aux détails tout en travaillant avec un effectif diversifié.
    26. Être capable de communiquer de manière efficace (à l’écrit et à l’oral) en anglais ou en français, et avoir de préférence une bonne connaissance pratique de l’autre langue.
    27. Le bilinguisme constitue un atout.
    28. Maîtriser l’utilisation des applications standard de la Suite Microsoft Office (Word, Excel, Access, PowerPoint, SAP et/ou autre système intégré de gestion documentaire, etc.).

    Pour postuler à ce poste veuillez visiter ldd.tbe.taleo.net.

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