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    Socotra recrute Assistante de Direction H/F

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    SOCOTRA
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    Socotra

    MISSIONS & OBJECTIFS

    – Assister efficacement le Directeur Général en le déchargeant de toutes les tâches administratives ; gérer son agenda et jouer un rôle d’interface auprès des divers interlocuteurs

    – Organiser et coordonner pour le Directeur Général, la transmission et la rédaction des informations du service ;

    – Comptabiliser les écritures relatives aux règlements des clients et des fournisseurs ;

    – Remplir les fichiers de Reporting ;

    – Améliorer les procédures comptables en vigueur;

    ACTIVITÉS

    ACTIVITÉS PRINCIPALES

    L’Assistante de Direction :

    – Assiste le Directeur Général afin d’optimiser la gestion de son emploi du temps (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, …)

    – Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure

    – Reçoit et filtre les communications téléphoniques ;

    – Réceptionne les courriers et organise les rendez-vous ;

    – Classe par ordre de priorité les courriers du DG et les archive si nécessaire ;

    – Prépare, classe et range les dossiers dont le Directeur a besoin pour ses séances de travail de la journée ;

    – Rédige les comptes rendus des réunions auxquelles elle a assisté et les envoie aux personnes concernées ;

    – Réalise les commandes de matériel, de fournitures, de consommables pour le secrétariat du Directeur Général

    – Gère le budget du service …

    – Conçois des tableaux de bord pour la gestion comptable des activités du secrétariat du Directeur Général

    ACTIVITES OCCASIONNELLES

    – Remplacement des agents du service secrétariat. Pos

    ENVIRONNEMENT DU POSTE

    RELATIONS HIERARCHIQUES

    – RATTACHEMENT HIERARCHIQUE (N+1) : Directeur Général

    RELATIONS FONCTIONNELLES

    – Tout le personnel ;

    – Entreprises partenaires de la Société ;

    – Toutes relations extérieures du Directeur Général ;

    Intérim : Secrétaire/standardiste / tout agent disposant des aptitudes en secrétariat bureautique

    MOYENS TECHNIQUES

    – Moyens bureautiques et informatiques

    – Logiciels : Word, Excel principalement ; la connaissance de PowerPoint serait un atout

    CONDITIONS D’EXERCICE

    – Respect des obligations de confidentialité ;

    – Poste à temps complet ;

    – Horaires réguliers – déplacements occasionnels ; emploi du temps dépendant de celui du Directeur Général.

    PERMIS, HABILITATIONS, FORMATIONS CERTIFIEES, CONCOURS, APTITUDES PARTICULIERES

    Diplôme : BTS en secrétariat de direction

    Avec au moins trois ans d’expérience à ce poste.

    COMPÉTENCES COMPORTEMENTALES

    Rigueur, précision, respect de la hiérarchie

    Discrétion, politesse, amabilité, bonne présentation

    Esprit d’équipe

    Sens de l’organisation, de la méthode

    Transparence vis-à-vis de la Direction et des agents

    Capacité à partager l’information

    Réactivité

    Capacité d’analyse

    Diplomatie

    Disponibilité

    Rapidité

    Résultats escomptés: 1)- Meilleure planification des RDV du Directeur ;

    2)- Gestion efficiente de l’agenda du Directeur ;

    3)- Bonne disposition des dossiers et des parafeurs sur le bureau du DG ;

    4)-Mise à disposition en temps utile des PV de réunions ;

    5)-Rédaction des correspondances de la Direction Générale ;

    6)- Rapport journalier et hebdomadaires des s tâches effectuées ;…

    Pour postuler à ce poste veuillez visiter www.novojob.com.

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