Stagiaire LnD - Initiatives de Coordination (H/F)

Type de Poste : Stage

Médecins sans frontières est une organisation non gouvernementale  médicale humanitaire internationale fondée en 1971 . Elle porte assistance à des populations dont la vie ou la santé sont menacées, en cas de conflits armés, d’épidémies, de pandémies, de catastrophes naturelles ou d’exclusion des soins.

Description du poste

Le/la Stagiaire LnD Initiatives de Coordination – LnD Intern Coordination Initiatives, travaille au sein du Abidjan Learning Center. Il/elle fait preuve de la réactivité nécessaire aux activités de développement et formation pour l’offre Initiatives de Coordination.

Il/elle est responsable de la bonne organisation et coordination des tâches dont il/elle a la charge.

Il/elle reporte au LnD Team Leader et l’assiste dans la coordination des activités du Abidjan Learning Center.

Sous la responsabilité de la LnD Team Leader, le/la Stagiaire LnD initiatives de coordination est chargé(e) de :

Tâches

1. Utiliser de façon adéquate les procédures, processus et outils mis en place, pour s’assurer de la conformité de l’approche utilisée et de la standardisation du service en matière de coordination des activités du Abidjan Learning Center.
2. Effectuer des recherches et des achats pour les activités du Abidjan Learning Center en lien avec l’offre Initiative de Coordination.
3. Collaborer avec les autres membres de l’équipe pour assurer une continuité des activités.
4. Dans le cadre du planning et de l’organisation des sessions, communiquer avec :

• Les RH des missions et les participant(e)s officiellement sélectionné(e)s pour les formations
• Les participant(e)s/missions/siège pour compiler le dossier visa (quand complet, à transférer vers le Support à la mobilité du bureau d’Abidjan)
• Les facilitateur(trice)s pour préparer leur visa, documents nécessaires pour la formation et la mise en place de la salle
• Les hôtels partenaires pour planifier les activités et s’assurer du suivi du process communiqué (allocation des chambres, heures de pauses, déjeuners, mouvements à l’aéroport, Wifi, Sono, etc…)
• Tous autres partenaires ou employé(e)s MSF spécifié(e)s dans le cadre de la procédure,

5. Organiser administrativement les sessions de développement et formations en lien avec les Initiatives de Coordination

• Effectue les demandes d’avances de fonds pour les achats nécessaires pour les activités de développement et formations

• Communique les demandes de visas au Support à la mobilité du bureau d’Abidjan et transfère les titres de séjours des visiteurs du Abidjan Learning Center
• Effectue des suivis avec le Support à la mobilité du bureau d’Abidjan pour obtenir sur le statut des demandes de visa
• Communique les besoins en mouvements pour l’accueil et le dépôt des participant(e)s à l’aéroport à la Logistique du bureau d’Abidjan
• Brief les Chauffeurs des hôtels partenaires sur le protocole
• Gère l’organisation des mouvements avec les Chauffeurs des hôtels partenaires et les Chauffeurs du bureau d’Abidjan et effectuer un suivi avec La LnD Team Leader pour les cas bloquants
• Tient à jour et communique les détails pratiques aux participant(e)s aux formations et à leur RH, de même qu’aux facilitateur(trice)s et l’Unité LnD du OC ou partenaire qui finance l’activité
• Tient à jour le fichier de suivi de coordination et les dossiers
• Tient à jour le fichier de stock

6. Organiser de façon pratique et effective la coordination des sessions de formation

• Prépare les salles,
• Effectue le « hand over » avec les facilitateur(trice)s,
• Prépare les perdiems avec la finance du bureau d’Abidjan,
• Sert de point focal pour l’organisation des sessions,
• S’assure de suivre les litiges bagages et/ou autres avec l’aéroport,
• Effectue le suivi avec les hôtels partenaires sur le logement des visiteurs du Abidjan Learning Center,
• S’assure que les visiteurs du Abidjan Learning Center ont reçu les documents : briefing sécu et les guides « Welcome to Abidjan » par email avant leur arrivée,
• Communique le planning des arrivées aux hôtels et à la Logistique du bureau d’Abidjan (lorsqu’applicable) pour la récupération à l’aéroport et effectue un suivi pour s’assurer du bon déroulement,
• En charge de l’impression des documents liés à la formation (Supports, Attestations etc.),
• Prépare les salles selon les requêtes des facilitateur(trice)s,
• Assure le suivi auprès des visiteurs du Abidjan Learning Center pour faciliter leur séjour (logement, activités découverte, sécurité, déplacements, etc…),
• Communique les sondages de satisfaction aux facilitateur(trice)s et les récupère pour l’entrée de données dans le template,
• Transmet les sondages par email aux participant(e)s connectés en ligne,
• Compile les sondages et archiver les sondages papiers,
• Rédige la liste des « quotes » provenant des commentaires des sondages ou les emails des visiteurs du Abidjan Learning Center,
• Transmet les messages d’aurevoir aux visiteurs du Abidjan Learning Center pour clôturer et motiver le transfert des connaissances,
• Clôture les demandes d’avances menées,

7. Gérer les rdvs et la récupération des passeports des visiteurs DST du Abidjan Learning Center

8. Contribuer sur des activités connexes du Abidjan Learning Center

Profil de poste

• Formation : Niveau Terminale,
• Un minimum de 3 à 6 mois d’expérience de stage à un poste en formation, ressources humaines ou administration,
• Connaissance dans l’utilisation des dossiers partagés,
• Expérience dans l’utilisation de Outlook,
• Maîtrise du Français (oral/écrit),
• Intérêt à apprendre l’anglais,
• Aisance avec la suite office (Word, Excel, Powerpoint).

Qualités requises

• Avoir un sens de l’organisation,
• Faire preuve de curiosité,

• Être disposé(e) à apprendre et à se développer professionnellement,

• Avoir de bonnes capacités rédactionnelles et une excellente aptitude en communication orale et écrite,
• Être doté(e) d’un excellent sens relationnel et savoir allier rigueur et méthode dans son travail,

• Être dynamique, motivé(e) à travailler, respectueux(se) et engagé(e),
• Capacité à travailler dans un environnement pluridisciplinaire et multiculturel,
• Esprit d’équipe,
• Aisance dans la suite office (Word, Excel, Powerpoint),
• Être orienté(e) client(e) et résultats.

Constitution et transmission des dossiers

Les dossiers de candidature doivent comprendre les 4 éléments suivants :

1. Une lettre de motivation;
2. Un curriculum vitae détaillé ;
3. Une photocopie des diplômes obtenus ;
4. Les contacts de trois (3) références professionnelles

Les dossiers de candidature en spécifiant comme objet : « Candidature au poste de Stagiaire LnD – Initiatives de Coordination Abidjan Learning Center », doivent être soumis par email à l’adresse  rh_msfocb_abidjan@yahoo.fr au plus tard le 17 novembre 2024 à 23 heures 59 minutes GMT.

Seul(e)s les candidat(e)s retenu(e)s seront contacté(e)s. Confidentialité assurée.