GIZ GmbH Bureau Abidjan
recrute
ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) ET COMPTABLE
Description du poste
Pour ses activités, la GIZ (Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit GmbH) peut compter sur une expertise régionale avérée, un vaste savoir de spécialiste et des compétences managériales éprouvées. En sa qualité d’entreprise fédérale, elle aide le gouvernement allemand à concrétiser ses objectifs de coopération internationale pour le développement durable ; elle œuvre aussi au niveau mondial dans le domaine de l’éducation.
La GIZ est active dans plus de 130 pays à travers la planète. En République fédérale d’Allemagne, elle est présente dans presque tous les pays et a son siège social à Bonn et Eschborn. La GIZ emploie de par le monde plus de 17 000 collaboratrices et collaborateurs, dont près de 70 % sont des membres du personnel national recrutés sur place. À cela viennent s’ajouter 890 assistantes et assistants techniques en mission pour la GIZ.
Profil du poste
A. DOMAINE DE RESPONSABILITE
Le/la titulaire du poste est responsable des activités suivantes :
- Services de secrétariat,
- Tenir la caisse du projet, effectuer les opérations quotidiennes et documenter les mouvements conformément aux procédures GIZ
- Classer les documents comptables et les documents du projet dans des dossiers conformément aux règles de classement de la GIZ
- Appuyer les experts nationaux et internationaux dans leurs fonctions administratives
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Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributs suivants :
B. ATTRIBUTION
1. SERVICES DE SECRETARIAT
Le/la titulaire du poste
- Répond au téléphone, traite, reprend ou transfère les appels et les messages
- Enregistre, documente et organise régulièrement le courrier entrant et sortant (télécopies, messages électroniques, paquets et messages à délivrer personnellement)
- Assure une bonne communication et transmission de l’information au sein du projet et avec le Bureau GIZ
- Photocopie et numérise les documents en fonction des besoins
- Aide à la mise en place et à l’entretien d’un système de rangement et de classement des dossiers pour le projet, traite les informations de manière confidentielle et intègre, en particulier dans les domaines des ressources humaines et des finances
- Prend des dispositions pour se faire remplacer en cas d’absence
- Soutient la préparation de programmes de visite, gère le planning des déplacements, organise le transport des visiteurs/visiteuses
- Prête assistance pour l’organisation d’évènements et la documentation de réunions/ateliers séminaires au sein et en dehors du projet
- Participe aux réunions (d’équipe/ateliers internes et externes et aide) leur documentation
- Correspondance en français
- Traitement de textes et des tableurs sous MS Office
- Organisation des réunions et séminaires
2.TACHES D’ORGANISATION ET D’ADMINISTRATION
Suivi administratif des contrats
- Gestion des équipements (inventaire, onsite Asset)
- Suivi des achats et la remise du matériel selon les règles de la GIZ en collaboration avec le service « achat et logistique » du bureau GIZ
- Traitement de frais de mission et leurs décomptes en collaboration avec la gestionnaire de contrats
- Suivi des carnets de bord des véhicules du projet et des consommations carburant
- Organisation et coordination du travail du personnel auxiliaire du projet et travaille efficacement avec lui
3.TACHES DE SUIVI DES MOYENS FINANCIERS Préparer le budget mensuel en collaboration sur indication du supérieur hiérarchique
- Veiller aux procédures financières des différents contrats et subventions locales établies avec les partenaires
- Contrôler la validité de toutes les pièces comptables parvenues
- Préparation bimensuelle des pièces justificatives avant l’envoi au bureau pour la saisie à la comptabilité
- Suivi administratif des contrats
- Tenue de caisse selon les règles GIZ
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4.TACHES DE SECRETARIAT
Assurer toutes les tâches de secrétariat qui lui sont confiées
QUALIFICATION
BTS Secrétariat, gestion administrative et/ou comptabilité ou certificat / diplôme similaire
EXPERIENCE PROFESSIONNELLE ET COMPETENCE
Au moins trois (3) ans d’expérience professionnelle à un poste similaire
- bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants : téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (MS Office, Cashbook, Outlook)
- très bonne maitrise (à l’oral et à l’écrit) du française; connaissance en allemand et anglais serait un atout
- excellentes capacités de gestion, bonne organisation, rigueur, disponibilité, courtoisie, discrétion
- acquisition de qualifications requises dans le domaine d’attributions. Des mesures de formation adaptées seront sélectionnées en concertation avec le cadre de direction compétent.
QUALIFICATION
BTS Secrétariat, gestion administrative et/ou comptabilité ou certificat / diplôme similaire
EXPERIENCE PROFESSIONNELLE ET COMPETENCE
Au moins trois (3) ans d’expérience professionnelle à un poste similaire
- bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants : téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (MS Office, Cashbook, Outlook)
- très bonne maitrise (à l’oral et à l’écrit) du française; connaissance en allemand et anglais serait un atout
- excellentes capacités de gestion, bonne organisation, rigueur, disponibilité, courtoisie, discrétion
- acquisition de qualifications requises dans le domaine d’attributions. Des mesures de formation adaptées seront sélectionnées en concertation avec le cadre de direction compétent.
Dossiers de candidature
Le dossier contenant :
– Le Curriculum Vitae détaillant les tâches des différents postes antérieurs
– Les copies de vos diplômes (obligatoires)
– Les références des emplois antérieurs
– La lettre de motivation est à déposer au plus tard le 04 juillet 2018, sous pli fermé à la réception du Bureau GIZ à Abidjan en face de la grande Mosquée de la Riviera Golf, 01 BP 7172 Abidjan 01, Côte d’Ivoire avec l’indication de « l’intitulé/nom du poste » . Les candidat(e)s peuvent également envoyer leur dossier par e-mail à l’adresse électronique suivante : giz-cote-ivoire@giz.de
Les dossiers ne contenant pas l’intégralité des documents mentionnés ci-dessus seront immédiatement rejetés.
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